Unilever Indonesia mencatat
prestasi yang mengagumkan dalam penerapan knowledge management.
Tercatat mendapatkan award Most Admired Knowledge Enterprise tiga
kali berturut-turut sejak tahun 2005 hingga 2007.Apakah rahasia
keberhasilannya? Josef Bataona menyingkapkannya dalam Konferensi
Knowledge Management yang di adakan oleh Dunamis.
Pertama, Unilever menaruh knowledge dan learn sebagai tujuan dalam
corporate culturenya willingness to embrace new ideas and learn
continuously . Kemudian Knowledge sharing diimplementasikan ke
dalam lima bagian dalam bisnis: Employee melalui online sharing heart
and mind, Consumer dan Custumer contohnya melalui advertising yang
membuat masyarakat mengerti pentingnya hidup sehat.
Dalam Community Unilever menerapkan program-program sharing knowledge seperti Surabaya Green Clean (SGC) bersama Jawa Pos dan
pemerintah Surabaya. Program ini untuk meningkatkan mengelola sampah dan penghijauan kembali, dan membagikan knowledgenya kepada yang lain.

sumber : http://www.vibiznews.com/journal.php?id=10&sub=journal&page=strategic

Knowledge Management di India dimotori oleh perusahaan-perusahaan swasta yang sudah menerapkan KM terlebih dahulu. Perusahaan besar di India banyak yang sudah mengambil langkah global, sehingga KM menjadi salah satu kebutuhan yang tidak terelakkan demi mengatasi persaingan yang mereka hadapi di dunia.

Seperti yang diungkapkan oleh Bapak Andiral Purnomo, Associate Partner Dunamis Organization Services dalam acara MAKE Award beberapa waktu lalu, perusahaan-perusahaan swasta di India yang sudah mengadopsi KM, awalnya cenderung lebih ke pengumpulan data saja. Selanjutnya, kemudian semakin berkembang dengan mengintegrasikan KM ke dalam proses bisnis. Namun, secara keseluruhan KM di India masih ada dalam tahap awal dan hanya ada di seputar beberapa industri saja, seperti consumer goods, perbankan, keuangan serta teknologi informasi.

sumber : http://vibizmanagement.com/journal.php?id=135&sub=journal&page=str_mgt&awal=30
Berikut ini adalah sekilas implementasi knowledge management di perusahaan swasta di India:

Bharti Airtel
Bharti Airtel adalah salah satu pemenang MAKE (Most Admired Knowledge Enterprise) di India. Perusahaan ini termasuk menonjol dalam hal organizational learning (pembelajaran organisasi) dan mengelola kemampuan customer knowledge. Manoj Kohli, President dari Bharti Airtel mengungkapkan bahwa mereka sangat meyakini bahwa knowledge adalah sebuah differentiator penting dalam bisnisnya dan pengelolaannya akan membantu dalam memberikan value yang lebih besar kepada pelanggan dan value yang terus menerus kepada stakeholder.

Tata Steel
Tata Steel termasuk salah satu perusahaan yang awal dalam mengelola knowledge di India. Sejak 1999, sudah banyak peningkatan dan perubahan yang dilakukan oleh Tata Steel. KM merupakan salah satu perangkat penting yang memungkinkan Tata Steel merajai pasar global hingga kini. Perusahaan ini juga beberapa kali menjadi pemenang ataupun finalis MAKE Award di India maupun Asia.

Infosys
Infosys juga merupakan salah satu pemenang MAKE dan merupakan perusahaan India pertama yang memenangkan Global MAKE Award dalam kurun waktu tiga kali berturut-turut, Infosys menonjol dalam hal organizational learning (pembelajaran organisasi) dan inisiatif dalam hal knowledge management.

Lalu bagaimana peran pemerintah dalam perkembangan KM di India?

Pemerintah India secara aktif mendorong terjadinya KM, yakni melalui pembentukan National Knowledge Commission (NKC) 2005 yang berfungsi sebagai think-tank dalam hal implementasi KM di India. Komite yang beranggotakan 8 orang yang ditunjuk oleh Perdana Menteri India pada tanggal 2 Juni 2005 ini akan memberikan rekomendasi kepada PM India mengenai hal-hal yang berkaitan dengan institusi yang menghasilkan knowledge, serta pemanfaatan dan penyebaran knowledge. Mandat yang dipegang oleh komite tersebut adalah untuk meningkatkan tingkat knowledge di India.

Komite tersebut rencananya akan melakukan langkah-langkah berikut ini:
1. membangun sistem pendidikan yang sesuai dengan tantangan knowledge di abad 21
2. menggalakkan pengembangan knowledge (inovasi)
3. mengembangkan institusi manajemen yang menghasilkan kekayaan intelektual
4. meningkatkan aplikasi knowledge di bidang agrikultur dan industri
5. membantu implementasi KM di pemerintahan supaya lebih efektif, sehingga pemerintah lebih transparan dan bertanggung jawab sebagai pelayan masyarakat.

Sebagian besar rekomendasi yang diberikan oleh NKC sudah diimplementasikan oleh pemerintah, antara lain menyediakan perpustakaan, e-learning serta badan penerjemah. Beberapa hal yang masih harus dibenahi antara lain adalah pendidikan tinggi, pendidikan profesi, entrepreneurship dan lainnya.

Sebelum memberikan rekomendasinya kepada Perdana Menteri, NKC terlebih dulu berkonsultasi dengan berbagai stakeholder dan ahli di tiap bidang yang terkait. Setiap bidang punya kelompok kerja masing-masing yang dikepalai oleh orang yang spesialis di bidang tersebut. Selanjutnya anggota kelompok kerja melakukan rapat beberapa kali untuk memberikan laporan kepada NKC yang selanjutnya melakukan diskusi sebelum memberi rekomendasi kepada PM. Setelah memberi rekomendasi, dilakukan koordinasi dengan Planning Commission of India dan kementerian yang terkait.

Meskipun pada awalnya KM di India dimotori oleh perusahaan swasta, namun pemerintah mengambil langkah-langkah yang strategis dalam mendorong implementasi KM. Perusahaan swasta memang menjadi motor karena tantangan globalisasi yang tak terelakkan, dan mereka patut menjadi salah satu benchmark dari perusahaan global lainnya yang menerapkan KM.

Organisasi kerja pemerintahan disini termasuk Departemen, kementrian dan juga pemerintahan daerah. Pertama pada saat mendengar organisasi pemerintahan mungkin timbul pertanyaan apakah memungkinkan penerapan knowledge management di lingkungan kerja yang sarat dengan isu budaya kerja santai dan mempunyai kecenderungan ABS (asal bapak senang). Tentunya jawaban-nya beragam dan sangat tergantung pada unsur leadership di organisasi tersebut. Mengapa saya bilang unsur leadership mempunyai peranan yg sangat penting ? Karena ciri khas di beberapa departement pemerintahan umumnya selalu menggunakan top down approach. Pendekatan ini merupakan salah satu peninggalan konsep sentralisasi dimana ide dan kreasi dari bawah masih takut untuk ditunjukan ke publik. Kembali ke topik utama tentang penerapan knowledge management di organisasi, saya melihat dari hasil pengalaman secara umum di lapangan tahapan penerapan bisa dibagi menjadi 3 tahap antara lain adalah sbb:

1. Awareness
Di dalam tahap ini pemahaman terhadap knowledge management harus dibuat dengan cara sosialisasi kepada semua level tapi tidak melebar hingga lingkup yang terlalu luas. Dalam tahapan ini perlunya kesadaran top level management terhadap penting-nya knowledge management.
2. Assessment
Dalam tahap ini kita harus bisa melakukan sebuah analisa terhadap kondisi yang ada saat ini dan membuat sebuah pendekatan praktis mana yang bisa dilakukan perbaikan dengan mempertimbangkan keuntungan dan kerugian dari setiap pendekatan tadi.

3. Design system
Setelah tahapan assessment selesai dan memberikan beberapa alternatif solusi. Di dalam tahapan design system akan ditentukan solusi mana yang akan diterapkan dalam penyelesaian project KM. Semua teknologi dan solusi yang ada di telaah dan disesuaikan dengan kondisi yang ada, termasuk budget pelaksanaan pekerjaan serta kualitas SDM.

4. Implementation
Semua desain system yang sudah dibuat dilaksanakan dan dimonitor pelaksanaannya. Di dalam tahapan ini semua kejadian yang tidak terbayangkan pada saat desain system akan muncul, sehingga disinalah dibutuhkan pendekatan seorang project manager yang dapat menentukan tindak lanjut proyek ini. Umumnya seorang PM harus dapat menentukan kapan sesuatu yang di luar desain system harus di akomodir atau tidak. Kultur di sebuah lembaga pemerintahan yang umumnya terjadi adalah ketidakmampuan kita melakukan capture terhadap ownership solusi KM ini. Di awal seringkali pada saat kita melakukan assessment system, kita mendapati bahwa orang yang kita assess ternyata orang kurang tepat, sehingga pada saat selesai proyek ternyata orang yang melakukan pengetesan melihat sesuatu yang tidak sesuai dengan keinginan mereka, sehingga harus dirubah desain system-nya. Saran saya dalam hal ini adalah dokumentasi-kan semua kegiatan yang berkaitan dengan proyek ini dan minta pejabat / staf terkait yang berani bertanggung jawab dan simpan sebagai bagian dari dokumentasi proyek. Ini digunakan untuk menjaga kemungkinan-kemungkinan yang dapat saja terjadi pada saat tahapan implementasi proyek ini.

5. Socialization.
Setelah semua-nya selesai terkadang tugas kita belum selesai saja sampai disitu, diperlukan sebuah proses tambahan yang biasa disebut sebagai sosialisasi ke pengguna, disinipun harus dihindari beberapa permintaan di luar dari desain system karena sekali kita ikuti 1 permintaan mereka maka akan terjadi ‘NEVER ENDING PROJECT’ yang efeknya nanti akan mengakibatkan semakin tertundanya penerapan akhir dari proyek KM ini.

sumber : http://blogs.tiza-solution.com/2008/01/12/penerapan-knowledge-management-di-organisasi-kerja-pemerintahan/

Knowledge management (KM) adalah sebuah konsep baru di dunia bisnis yang banyak digunakan di berbagai perusahaan. KM adalah sebuah proses yang mengkoordinasikan penggunaan informasi, pengetahuan, dan pengalaman. Tujuan penerapan knowledge management di perusahaan adalah untuk meningkatkan dan memperbaiki operasional perusahaan dalam mencari keuntungan kompetitif. Selain itu, KM juga digunakan sebagai “pewaris” agar jika terjadi pergantian generasi pekerja, ilmu, proses, serta pengalaman bekerja tidak hilang, tetapi terus diwariskan secara turun-temurun. Salah satu perusahaan internasional yang menerapkan KM adalah Hyundai Motor. Ada tiga tahap dalam mengimplementasikan KM di perusahaan ini, yakni mencari dan berbagi pengalaman, menempatkan infrastruktur KM dan budaya organisasi yang dapat memajukan perusahaan , dan yang terakhir adalah menjaga serta mempertahankan pengetahuan agar tetap diwariskan secara turun-temurun. Tidak diterapkannya KM di suatu perusahaan akan menjadi suatu kerugian besar. Pada tahun 2003, diprediksikan bahwa ada sekitar 500 perusahaan yang mengalami kerugian sebesar $32bn dikarenakan adanya rework, performa kerja yang di bawah standar, dan ketidakmampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Selain itu ada data yang menunjukkan bahwa untuk menjadi pekerja yang benar-benar ahli dan sanggup menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan benar, pekerja di perusahaan yang tidak menerapkan KM butuh waktu rata-rata enam minggu dalam setahun. Hal-hal tersebut sangat tidak efektif. Dengan menerapkan KM, hal-hal yang merugikan tersebut bisa dihindari. KM memberi manfaat bagi Hyundai Motor. Salah satu manfaat penerapan KM di Hyundai Motor adalah inventori di perusahaan tersebut mendekati nilai nol (zero inventories). Hal ini sangatlah menguntungkan karena semakin rendah inventori, semakin kecil cost.

sumber : http://ivan-knowledgemanagement.blogspot.com/2009/01/implementasi-knowledge-management-di.html

Abstrak
Tulisan ini merupakan gagasan untuk mengimplementasikan suatu sistem
manajemen pengetahuan sebagai tindakan nyata dalam upaya optimasi
pendidikan kejuruan dalam pengembangan SDM nasional. Knowledge
management merupakan teknik mengorganisasi knowledge dalam sebuah
oraganisasi. Tujuannya adalah mempercepat terjadinya inovasi dengan
meningkatkan efektititas dan efisiensi penyerapan knowledge melalui proses
knowledge sharing. Empat aktifitas yang mendasari knowledge management
system adalah using knowledge, finding knowledge, creating knowledge dan
packaging knowledge. Dalam proses ini dituntut kemampuan untuk
mengkonversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge sehingga bisa
ditransfer kepada orang lain. Mengingat latar belakang anggota APTEKINDO
yang berasal dari seluruh pelosok nusantara maka web based knowledge
management system merupakan pilihan terbaik. Sistem ini terbangun atas
banyak aspek, namun bisa dilakukan berbagai penyederhanaan sehingga bisa
diwujudkan dalam bentuk knowledge management portal. Supaya sistem ini
dapat terbangun dengan baik, perlu dibudayakan sikap menciptakan,
menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, dan menyebarluaskan
knowledge.
Kata Kunci: APTEKINDO, knowledge management, OKMS, tacit knowledge,
explicit knowledge
A. Pendahuluan
APTEKINDO, akronim dari Asosiasi Pendidikan Teknik dan Kejuruan Indonesia,
merupakan asosiasi institusi pendidikan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan calon guru
pendidikan teknologi dan kejuruan, Sekolah Menengah Kejuruan, Program Diploma,
Politeknik dan Lembaga Diklat di Indonesia. Sedangkan tujuan yang ingin dicapai adalah 1)
Turut aktif dalam upaya menyukseskan pembangunan nasional, khususnya dibidang
pendidikan dengan jalan memberikan sumbangan pemikiran dan menunjang pelaksanaan
program yang menjadi garis kebijaksanaan pemerintah, 2) Mengembangkan serta memajukan
pendidikan kejuruan sebagai ilmu profesi dalam rangka ikut mempersiapkan sumberdaya
manusia yang berkualitas tinggi di Indonesia, 3) Mengupayakan pengembangan dan
kemajuan Lembaga Pendidikan Tenaga Kependidikan Pendidikan Teknologi dan Kejuruan
(LPTK-PTK) Universitas dan institusi pendidikan kejuruan lainnya, 4) Mengupayakan
pengembangan ketenagakerjaan dalam arti seluas-luasnya, dan 5) Mempertinggi
professionalisme tenaga kependidikan kejuruan sesuai dengan tuntutan perkembangan
masyarakat [1].
Sedangkan Fungsi APTEKINDO yaitu:
1) Sebagai inovator dan inisiator dalam
perumusan kebijakan pendidikan kejuruan,
2) Sebagai wadah persatuan, pembinaan dan
pengembangan anggota dalam upaya mencapai tujuan organisasi,
3) Sebagai wadah peran
serta profesional pendidikan kejuruan dalam usaha menyukseskan pembangunan nasional,
4)Sebagai sarana penyalur aspirasi anggota serta sarana komunikasi sosial timbal balik antar
organisasi kemasyarakatan dan pemerintah,
5) Ikut serta berperan dalam proses pengawasan
mutu pendidikan kejuruan di Indonesia, dan 6) Memberikan advokasi kepada anggota
APTEKINDO [1]. Tujuan dan fungsi APTEKINDO ini tidak akan tercapai jika tidak ada
resource sharing yang meliputi kepakaran, fasilitas, dan pengetahuan antar sesama anggota
APTEKINDO.
Anggota APTEKINDO terdiri dari Institusi Pendidikan Tinggi, Politeknik, SMK dan
Lemdiklat dengan lokasi masing-masing anggota tersebar di seluruh nusantara, yang
berjauhan secara geografis. Dengan kondisi seperti itu maka sharing fasilitas seperti
peralatan praktek, workshop, dan laboratorium hanya dapat dilakukan antar sesama anggota
yang lokasinya berdekatan, sedangkan untuk sharing knowledge dan kepakaran masih relatif
jarang dilakukan.
Acara sharing semacam ini masih terbatas pada acara rutin pertemuan dalam bentuk
konvensi dua tahunan anggota APTEKINDO sehingga bisa dikatakan sharing resources pada
jaringan APTEKINDO belum berfungsi maksimal, mengingat:
a. Acara konvensi rutin dua tahunan tersebut umumnya tidak dapat dihadiri oleh seluruh
dosen (peneliti) dari seluruh perguruan tinggi anggota karena keterbatasan waktu
serta anggaran. Oleh karena itu, dosen yang tidak hadir dalam pertemuan tersebut
sering kali tidak mengetahui hal-hal yang dibahas pada pertemuan tersebut.
b. Pembicaraan yang disampaikan dalam acara tersebut seringkali hanya seputar
kebijakan dan manajemen organisasi, sedangkan presentasi kepakaran masih sangat
minim.
c. Dokumentasi database hasil tiap-tiap pertemuan masih dilakukan secara manual, yaitu
berbentuk CD, prosiding, maupun tersimpan dalam hardisk panitia penyelenggara.
Kondisi ini mencerminkan bahwa kondisi manajemen knowledge dalam
APTEKINDO belum terkonsep dengan baik sehingga belum saling memberikan manfaat
positif antar sesama anggotanya. Dengan manajemen yang baik, banyak manfaat yang bisa
dipetik misalnya mengenai manajemen pembelajaran, kurikulum, kepakaran bidang tertentu,
pengembangan karir, dan sebagainya. Untuk mewujudkan hal tersebut harus dibudayakan
kebiasaan menulis dan mem-publish tulisan. Selain itu diperlukan juga sistem manajemen
knowledge yang secara nasional tidak hanya dapat diakses oleh seluruh anggota
APTEKINDO, namun juga menuntut para anggotanya untuk mem-publish ide, gagasan, atau
hasil penelitiannya. Selain itu, wadah untuk menanggapi (diskusi) topik yang telah diposting
oleh member juga harus tersedia. Sistem manajemen knowledge organisasi semacam ini
dikenal dengan istilah OKMS (Organisation Knowledge Management System). Pada
dasarnya proses manajemen knowledge meliputi 4 fungsi pokok, yaitu using knowledge
(penggunaan knowledge) , finding knowledge (penemuan knowledge), creating knowledge
(pembuatan knowledge) serta packaging knowledge (pengemasan knowledge).
DIKTI sebagai induk seluruh perguruan tinggi di Indonesia telah melaksanakan
program INHERENT yang tujuannya adalah memfasilitasi terjadinya resource sharing antar
perguruan tinggi di Indonesia dengan menyediakan jaringan dengan kapasitas yang memadai
(155 Mbps). Oleh karena itu, jaringan yang telah dibangun atas program INHERENT ini akan
semakin berarti jika dipergunakan untuk melaksanakan program knowledge management
secara lebih terkonsep. Gagasan pembangunan knowledge infrastructure berbasis knowledge
management di Indonesia yang pertama kali dipromotori oleh KMRG ITB (Knowledge
Management Research Group) yang diketuai oleh Ismail Fahmi [5]. Infrastruktur dibangun
berbasis web dengan tujuan supaya terjadi tolong-menolong (sharing) antar sesama insitutusi
pendidikan di Indonesia dalam usaha mencerdaskan bangsa.
B. Permasalahan
Makalah ini mengemukakan gagasan mengenai implementasi knowledge
management pada APTEKINDO untuk mengelola knowledge yang dimiliki oleh anggota
APTEKINDO sehingga terwujud budaya sharing antar sesame anggota APTEKINDO.
Terbentuknya konsep APTEKINDO Organizational Knowledge Management Systems yang merupakan implementasi manajemen knowledge dengan memberdayakan
ke empat fungsi yaitu : using knowledge , finding knowledge, creating knowledge dan
packaging knowledge yang dapat diimplementasikan di organisasi APTEKINDO, serta
membangun budaya knowledge sharing di kalangan dosen, peneliti, dan praktisi pada
nstitusi anggota APTEKINDO sehingga diharapkan dapat mendorong untuk berinovasi
baik secara kelompok ataupun individu.
Permasalahan dirumuskan sebagai berikut:
a. Bagaimanakah membangun budaya knowledge sharing antar sesama anggota
APTEKINDO untuk percepatan pengembangan institusi anggota?
b. Bagaimanakah konsep Knowledge Management System untuk APTEKINDO
(selanjutnya disebut dengan APTEKINDO Knowledge Management System) dalam
rangka optimasi pendidikan kejuruan dalam rangka pengembangan SDM nasional?
C. Kajian Teori
1. Pengertian Knowledge
Davenport dan Prusak membedakan pengertian antara data, informasi dan
pengetahuan[3] yaitu : “knowledge is neither data nor information, though it related to both,
and the differences between these terms are often a matter of degree”. Pengetahuan bukan
sekedar data atau informasi, akan tetapi berhubungan dengan keduanya, dan perbedaan antara
istilah-istilah ini sering kali adalah derajat kemateriannya.
Kebanyakan organisasi belum atau tidak mengetahui potensi knowledge
tersembunyi yang dimiliki oleh anggotanya. Hal ini juga terjadi di lingkungan perguruan
tinggi, termasuk asosiasi semacam APTEKINDO. Riset Delphi Group menunjukkan
bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dalam struktur [2]:
– 42 % dipikiran (otak) karyawan;
– 26 % dokumen kertas;
– 20 % dokumen elektronik;
– 12% knowledge base elektronik.
Data ini menceritakan bahwa porsi knowledge yang paling besar (42%) tersimpan
dalam otak saja. Knowledge semacam ini disebut dengan tacit knowledge, yaitu pengetahuan
yang tersembunyi. Sedangkan materialisasi knowledge berbentuk dokumen kertas (26%),
dokumen elektronik (20%) dan benda elektronik berbasis knowledge (12%). Potensi tacit
knowledge tersebut harus digali untuk kemudian dieksplisitkan untuk kemudian diorganisir
bersama komponen knowledge yang lain supaya bisa di-trasfer kepada orang lain.
2. Pengertian Knowledge Management System
Skyrme mengemukakan definisi[5]: ”Knowledge Management is the explicit and
systematic management of vital knowledge and its associated processes of creation,
organisation, diffusion, use and exploitation”. Knowledge management merupakan
manajemen pengetahuan vital secara eksplisit dan sistematis dan proses yang berasosiasi pada
pembentukan, pengorganisasian, difusi, penggunaan dan eksploitasi.
Definisi tersebut bukanlah satu-satunya definisi yang benar secara mutlak karena
tidak ada definisi yang universal mengenai knowledge management. Defini tersebut
merupakan definisi rumusan Skyrme yang paling merepresentasikan pengertian knowledge
management berdasarkan pengalaman dan kepakarannya. Definisi yang lain menyebutkan [2]
“KM is the ‘process through which organizations generate value from intellectual and
knowledge based assets”, maksudnya, knowledge management adalah proses bagaimana
sebuah organisasi mengambil keuntungan dari aset berbasis intelektual dan pengetahuan.
3. Penciptaan dan Pengembangan Knowledge
Penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama, Von Krogh, Ichiyo serta
Nonaka mengemukakan bahwa penciptaan pengetahuan organisasional terdiri dari lima
langkah utama yaitu[3]:
a. berbagi pengetahuan terbatinkan,
b. menciptakan konsep,
c. membenarkan konsep,
d. membangun prototype, dan
e. melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat di organisasi.

Siklus knowledge management mempunyai kelebihan dalam hal pengkategorian,
pengoraganisasian dan penyimpanan, deseminasi, dan kemudahan untuk diakses. Dengan
demikian siklus konsep yang dibangun atas knowledge management jauh lebih baik dan lebih
mendorong terjadinya inovasi dibandingkan dengan siklus inovasi itu sendiri.
Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam
knowledge management, terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi
yaitu [2]:
a. case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan
pengalaman, termasuk kasus dan solusinya
b. rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian rules yang merupakan
representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam
memecahkan kasus-kasus yang rumit
c. model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk
atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge
d. constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR.
Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan knowledge management
di salah satu unit organisasi dengan dokumentasi dan informasi dalam bentuk [2]:
a. proses mengoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan
knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut
berguna bagi siapapun yang memerlukannya,
b. kebijakan, prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu
jaringan intranet yang selalu up-to-date,
c. menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam
pikiran individu sehingga knowledge itu bisa dengan mudah digunakan bersama
dalam suatu organisasi,
d. adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert systems
e. analisis informasi dalam databases, data mining atau data warehouse sehingga hasil
analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga,
f. mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga,
mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru,
g. mengkombinasikan peng-indek-an, pencarian knowledge dengan pendekatan
semantics atau syntacs,
h. mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan
bilamana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula,intranet, groupware, atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan
lembaga menyimpan dan mendesiminasikan knowledge,
i. memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara online
atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.
4. Proses Konversi Knowledge
Skyrme mengutip dari I. Nonaka and H. Tekeuchi bahwa tacit knowledge maupun
explicit knowledge dapat dikonversikan dengan proses sosialisasi, eksternalisasi, internalisasi,
maupun kombinasi seperti yang terlihat pada Gambar 2. Untuk mengubah tacit knowledge
menjadi explicit knowledge diperlukan proses eksternalisasi, sedangkan untuk mengubah
explicit knowledge menjadi tacit knowledge diperlukan proses internalisasi.D. Metodologi
Ditinjau secara global makalah ini hanyalah merupakan bagian dari sebuah
penelitian pengembangan (development research). Penelitian pengembangan merupakan
penelitian yang berorientasi pada pemecahan masalah praktis. Permasalahan yang akan
dipecahakan dalam penelitian pengembangan ini adalah bagaimana mewujudkan
APTEKINDO Knowledge Management System untuk membudayakan knowledge sharing
dalam organisasi APTEKINDO. Makalah ini dibatasi hanya pada pengagasan konsep
pemecahan masalah tersebut sedangkan untuk mewujudkan gagasan tersebut secara nyata
masih diperlukan implementasi lanjut. Alternatif pemecahan masalah diajukan berdasarkan
study literature, pengamatan pada penerapan konsep yang sudah berjalan, serta intuisi
terhadap bekal pengetahuan dan ketrampilan penulis.
E. Hasil dan Pembahasan
1. Pembudayaan Knowledge Sharing
Knowledge management syatem diharapkan mampu membuat berbagai informasi
(shared information) menjadi lebih baik. Knowledge management termasuk strategi dari
tanggung jawab dan tindak lanjut (commitment), baik untuk meningkatkan efektifitas
organisasi maupun untuk meningkatkan peluang/kesempatan. Tujuan dari knowledge
management adalah meningkatkan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses inti
lebih efisien. Supaya knowledge management system berhasil dilaksanakan pada
APTEKINDO maka hal-hal berikut ini harus dibudayakan pada anggotanya, baik
secara individu maupun insitusi:
a. menciptakan knowledge: knowledge diciptakan begitu seseorang menentukan cara
baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how. Kadang-kadang
knowledge eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi,
b. menangkap knowledge: knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai dan
direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal,
Socialization Externalization
Internalization Combination
Tacit Explicit
Tacit
Explicit
FROM
TO
c. menjaring knowledge: knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar
dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas tacit) yang
harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit,
d. menyimpan knowledge: knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam
format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga semua anggota dalam
organisasi dapat mengaksesnya,
e. mengolah knowledge: seperti perpustakaan, knowledge harus dibuat up-to-date.
Hal tersebut harus di-review untuk menjelaskan apakah relevan atau akurat,
f. menyebarluaskan knowledge: knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat
untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap
saat.
Dalam organisasi APTEKINDO aspek yang perlu untuk di-manage sebagai
knowledge yang perlu di-share di antaranya kemampuan, jadual kegiatan (rapat, ceramah,
diskusi, seminar dsb), output yang dihasilkan misalnya pedoman, laporan, prosedur,
klasifikasi dan lain sebagainya. Hal-hal tersebut menjadi objek knowledge yang bermanfaat
bagi seluruh anggota APTEKINDO jika dikelola dengan baik, dieksplisitkan, dan bisa diakses
oleh seluruh anggota. Catatan penting yang juga sangat mempengaruhi berhasil tidaknya
knowledge management pada APTEKINDO adalah:
a. Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi juga mendaur
ulang knowledge yang sudah ada. Oleh karena itu knowledge yang dipmiliki sejak
lama harus digali kembali dan di-eksplisitkan.
b. Teknologi informasi memang merupakan sarana yang paling mudah dalam
menjembatani terjadinya jejaring sistem knowledge management akan tetapi harus
disadari pula belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial
antar anggota organisasi. Oleh karena itu, tatap muka juga masih tetap diperlukan.
c. Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka
ketahui, banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya
khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki organisasi tersebut sejak lama.
2. Usulan Konsep APTEKINDO Knowledge Management
Di organisasi-organisasi modern saat ini, pandangan tentang manajemen perubahan
bersinggungan dengan cara mereka memberlakukan knowledge sebagai modal intelektual.
Manajemen perubahan mencakup prinsip, alat analisis, ICT, teori perubahan strategis,
peningkatan fungsi individu, sistem, struktur dan proses kerja yang di dahului dengan desain
organisasi, perbaikan kinerja pegawai, hubungan antar bidang/bagian/kelompok dalam suatu
organisasi. Hal ini juga berlaku bagi APTEKINDO.
Sistem terbangun atas 4 pilar utama, yaitu teknologi, aktifitas, interface,
dan berbagai komponen. Aktifitas yang diperlukan dalam sistem ini di antaranya web browing,
computer based collaboration, searching dan data mining. Semua aktifitas itu bisa dilakukan
dengan menggunakan web browser. Interface yang bisa dipergunakan untuk menjembatani
terjadinya kolaborasi informasi ini selain web browser juga mailling list, forum diskusi,
bahkan jika diperlukan aplikasi C/S (customer service). Adapun komponen yang ada dalam
sistem untuk mensuplai terjadinya berbagai kegiatan tersebut meliputi database, web platform,
data management tools, perangkat pengirim pesan, search engine, web service, document
management serta interference engine. Teknology yang dibutuhkan untuk menyokong
layanan tersebut di antaranya adalah RDBMS (Relational Database Management System),
aplikasi client-server, web service serta artificial inelegance (AI).
Dengan latar belakang anggota yang tersebar di seluruh Indonesia maka hal yang
paling memungkinkan APTEKINDO knowledge management system tersebut adalah web
based knowledge management portal, yaitu situs portal komunitas yang beranggotakan
seluruh individu-individu dari insitusi anggota APTEKINDO yang bertujuan untuk saling
sharing pengetahuan. Bentuk ini relatif sangat mudah untuk diwujudkan sedangkan
manfaatnya juga sangat besar. Konsep semacam ini sudah dilaksanakan dengan sangat baik
bahkan dipromotori secara mandiri oleh perorangan. Contoh yang sangat nyata adalah
www.ilmukomputer.com dan www.sony-ak.com. Kedua situs tersebut dibangun untuk tujuan
sharing ilmu, hanya saja dalam hal ini, dilakukan oleh volunteer-volunteer yang berasal dari
pribadi maupun berbagai kalangan yang dengan kesadaran men-share pikirannya untuk
dipelajari orang.
Berkembangnya opensource web platform yang sangat melimpah merupakan
potensi yang sangat besar untuk implementasi sistem tersebut. Tentu saja hal ini masih
memerlukan pencermatan yang lebih mendalam sehingga bisa dipilih web-platform yang
memadai untuk melaksanakan fungsi ini. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memilih
opensource web platform tersebut di antaranya:
a. Semaksimal mungkin bisa menjalankan berbagai fungsi seperti yang telah
diuraikan di atas, diantaranya fungsi manajemen data, manajemen dokumen,
searching, massaging, dan sebagainya.
b. Banyak disuplai oleh berbagai plugin oleh komunitas terbuka sehingga
memungkinkan penyempurnaan fasilitas jika diperlukan.
c. Mudah diimplementasikan dengan interface yang user friendly.
d. Multi-user sehingga memungkinkan penggunaan bersama-sama oleh seluruh
anggota. Namun demikian juga harus ada feature untuk manajemen hak akses oleh
anggota.
Beberapa keuntungan dengan dimilikinya knowledge portal bagi APTEKINDO
adalah adanya gambaran yang konsisten mengenai organisasi APTEKINDO, kemampuan
mengelola dan mencari informasi, akses langsung ke informasi dan sumber daya organisasi,
hubungan langsung ke laporan-laporan, dan pertanyaan-pertanyaan, hubungan langsung ke
data yang dibutuhkan dan keahlian seseorang, serta identitas individu dan akses ke isi/subyek
(content) yang dapat dipersonalisasi.
Setiarso menjelaskan bahwa merebaknya fenomena knowledge management dapat
dilihat sebagai keinginan mengembalikan hakikat “knowledg ” dan menghindari pandangan
bahwa knowledge adalah benda mati. Di dalam kehidupan berorganisasi, baik untuk bisnis
maupun non-bisnis, maka knowledge selalu dikaitkan dengan potensi nilai yang ada pada
berbagai komponen atau proses (aliran) keseluruhan “modal” dalam organisasi tersebut.
“Modal” disini tentu saja bukan hanya soal investasi dan uang, tetapi juga “modal sosial”
(social capital). Para proponen konwledge management selalu menegaskan bahwa sebuah
organisasi seharusnya tidak berhenti pada “memiliki knowledge” dalam arti menimbun
tumpukan dokumen yang dilengkapi dengan alat temu-kembali. Persoalan terpenting yang
dihadapi organisasi-organisasi modern saat ini adalah: bagaimana mengintegrasikan timbunan
knowledge eksplisit itu ke dalam keseluruhan kemampuan dan kegiatan organisasi. Di dalam
aktivitas setiap organisasi, maka tidak dapat dihindari bahwa knowledge yang diperlukan
adalah knowledge yang tertanam di dalam diri masing-masing pribadi dan juga tercakup
dalam kerjasama antar pribadi. Semua ini bukan hanya knowledge eksplisit, tapi juga tacit
knowledge, terlebih lagi knowledge ini menjadi dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan
yang terjadi di dunia eksternal maupun internal dari sebuah organisasi. Sehingga hal ini
merupakan fungsi manajemen knowledge, yaitu bagaimana mengelola dinamika penggunaan
knowledge tacit yang terintegrasi dengan knowledge eksplisit.
F. Simpulan
1. Dengan APTEKINDO knowledge management system, inovasi dan perkembangan insitusi
menjadi lebih cepat karena dengan pola siklus knowledge management tersebut semua
pengetahuan terarsip dengan baik dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota.
Namun demikian diperlukan kemauan masing-masing individu dalam insitusi anggota
APTEKINDO untuk mengeksplisitkan semua tacit knowledge yang dimiliki sehingga bisa
disebarluaskan kepada anggota lain. Sikap yang harus dibudayakan untuk pembentukan sistem
ini diantaranya menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, dan
menyebarluaskan knowledge masing-masing.
2. APTEKINDO Knowledge Management System terdiri dari aspek aktifitas, teknologi pendukung,
interface dan berbagai komponen pendukung lainnya. Namun demikian perkembang
opensource web platform saat ini memungkinkan implementasi knowledge management portal
dalam bentuk yang lebih sederhana akan tetapi sudah cukup menjembatani terjadinya sharing
culture di organisasi termasuk APTEKINDO.

sumber : www.y2n.staff.fkip.uns.ac.id/files/2009/02/implementasi-knowledge-management.pdf